The Art of estimation - Sztuka Szacowania Czasu i Kosztów w Projektach

 Szacowanie zadań jest jednym z najbardziej nielubianych zadań deweloperskich. Mimo że jest trudne i często frustrujące, jest kluczowe dla sukcesu każdego projektu. Jak zatem podejść do estymacji w sposób, który minimalizuje ryzyko i maksymalizuje precyzję?

#NoEstimates – Czy to jest droga?

Ruch #NoEstimates zyskał na popularności, argumentując, że estymacje są nieprecyzyjne i prowadzą do dysfunkcyjnych zachowań. Zwolennicy tego podejścia wskazują na kilka kluczowych punktów:

• Nieprecyzyjność szacunków: Szacowanie jest zawsze obarczone ryzykiem błędu, a niewłaściwe estymacje mogą prowadzić do opóźnień i przekroczenia budżetu.
• Wartość dostarczona jest ważniejsza niż koszt: Skupienie się na dostarczaniu wartości dla klienta jest bardziej efektywne niż szacowanie kosztów.
• Dysfunkcyjne zachowania: Szacowanie może prowadzić do micromanagementu i niepotrzebnej presji na zespół.

#YesEstimates – Dlaczego warto szacować?

Z drugiej strony, estymacje są kluczowe w wielu kontekstach, zwłaszcza w dużych projektach i w relacjach biznesowych. Oto kilka argumentów za estymowaniem:

• Precyzyjne szacunki: Dzięki doświadczeniu i odpowiednim technikom szacowanie może być precyzyjne.
• Ważność szacowania kosztów: Estymacje pozwalają na planowanie budżetu i alokację zasobów.
• Relacje biznesowe: Brak szacunków może alienować biznes, który potrzebuje konkretnych danych do podejmowania decyzji.

Którą drogę wybrać?

Odpowiedź brzmi: "To zależy". Wybór między estymowaniem a podejściem #NoEstimates zależy od umowy i trybu pracy uzgodnionego z klientem. Ważne jest, aby dostosować podejście do specyfiki projektu.

Kiedy działa szacowanie?

• Podobne projekty: Kiedy wcześniej robiliśmy coś podobnego.
• Rozumienie działania: Gdy dobrze rozumiemy, jak coś ma działać.
• Mały zakres prac: Gdy zakres prac jest niewielki.
• Stałość wymagań: Gdy w międzyczasie wymagania się nie zmieniają.
• Brak zależności: Kiedy nie musimy czekać na innych.

Jak dobrze oszacować zadanie?

Przy estymowaniu zadania warto zadać sobie kilka kluczowych pytań:

• Jak dobrze znam tę sytuację? Czy wcześniej pracowałem nad czymś podobnym?
• Czy mam wszystkie informacje? Czy posiadam wszystkie niezbędne informacje do wykonania zadania?
• Jakie jest moje doświadczenie w projekcie? Czy jestem nowy w projekcie, czy pracowałem nad nim wcześniej?

Ryzyka związane z estymacją i jak je mitygować

Ryzyko 1 – Coś nowego

• Nowa technologia: Estymowanie jest trudniejsze, gdy pracujemy z nowymi technologiami.
• Innowacyjne rozwiązanie: Nowe, nieprzetestowane podejścia zwiększają ryzyko.
• Nowe atrybuty jakości: Wprowadzenie nowych standardów jakości może komplikować estymację.

Mitygacja:

• Doświadczenie zespołu: Jeśli ktoś z zespołu ma doświadczenie z daną technologią, warto go zaangażować.
• Przykłady w firmie: Poszukiwanie analogicznych przypadków w firmie może pomóc w oszacowaniu.

Ryzyko 2 – Luki w wiedzy

• Ogólne wymagania: Nieprecyzyjne wymagania utrudniają dokładne oszacowanie.
• Niewidoczne luki: Często mogą pojawić się luki, które nie są widoczne na pierwszy rzut oka.
• Nieporozumienia: Różne interpretacje wymagań w zespole mogą prowadzić do błędnych szacunków.

Mitygacja:

• Dzielenie się wiedzą: Regularne spotkania i wymiana wiedzy w zespole.
• Event Storming: Technika pozwalająca na lepsze zrozumienie wymagań.
• Metryki i BDD (Behavior Driven Development): Narzędzia pomagające w precyzyjnym definiowaniu wymagań.

Ryzyko 3 – Duży zakres prac

• Niepodzielne zadania: Duże, skomplikowane zadania są trudne do oszacowania.
• Ingerencje w kod: Rozwiązania, które silnie ingerują w istniejący kod, zwiększają ryzyko.

Mitygacja:

• Ograniczony kontekst: Podział dużych zadań na mniejsze, bardziej zarządzalne części.
• Bloki konstrukcyjne: Korzystanie z modułowych rozwiązań.
• Testy jednostkowe i dymu: Regularne testowanie kodu w małych krokach.

Ryzyko 4 – Zmiana wymagań

Zmieniające się wymagania są jednym z najtrudniejszych wyzwań w estymowaniu. Kluczowe jest, aby na bieżąco aktualizować estymacje i być elastycznym w podejściu do zarządzania projektem.

Ryzyko 5 – Oczekiwanie

Czekanie na zależne zasoby, decyzje czy odpowiedzi od innych zespołów może znacząco wpłynąć na dokładność estymacji. Ważne jest, aby uwzględniać te opóźnienia w swoich szacunkach.

Podsumowanie

Estymacja jest nieodłącznym elementem zarządzania projektami, który, mimo swoich wyzwań, jest kluczowy dla sukcesu. Wybór odpowiedniego podejścia – estymowanie czy #NoEstimates – zależy od specyfiki projektu i wymagań klienta. Kluczem do sukcesu jest zrozumienie ryzyk związanych z estymacją oraz odpowiednia ich mitygacja.